De conformidad con la normativa aplicable, incluido el Artículo 54 de la Ley de Esclavitud Moderna del Reino Unido de 2015 y la Ley de Transparencia en la Cadena de Suministro de California de 2010, Malvern Panalytical realiza la siguiente declaración:

Malvern Panalytical es parte de Spectris Group Plc. Spectris desarrolla y comercializa instrumentos y controles para la mejora de la productividad. Las ventas de Spectris en 2016 alcanzaron los £1345 millones. Asimismo, la empresa emplea a alrededor de 9000 personas en todo el mundo.

Malvern Panalytical y Spectris están absolutamente comprometidos con la prevención de la esclavitud y la trata de personas tanto en sus actividades empresariales como en sus cadenas de suministro. También estamos comprometidos con la promoción de prácticas comerciales responsables entre nuestros proveedores.

1 Verificación de la cadena de suministro

1.1 Debida diligencia

Malvern Panalytical lleva a cabo la debida diligencia a la hora de considerar nuevos proveedores y supervisa regularmente a sus proveedores existentes. La debida diligencia de la organización y las supervisiones incluyen lo siguiente:

  • Crear un esquema de la cadena de suministro con los 20 principales países de la Estimación absoluta de la esclavitud moderna identificada en el Índice Global de la Esclavitud de 2014 para evaluar los riesgos geográficos de la esclavitud moderna y la trata de personas.
  • Evaluar los riesgos de esclavitud moderna y trata de personas de cada nuevo proveedor.
  • Revisar con regularidad todos los aspectos de la cadena de suministro sobre la base del esquema de la cadena de suministro.
  • Realizar auditorías de proveedores y certificarlos a través del equipo de auditorías de Spectris, que se capacita de forma independiente y cuenta con la certificación SA800 de la Norma de Responsabilidad Social SA8000 internacional. Se incorporan auditorías específicas para abarcar la esclavitud y la trata de personas de acuerdo con lo requerido por el Artículo 54 de la Ley de Esclavitud Moderna del Reino Unido de 2015 y la Ley de Transparencia en la Cadena de Suministro de California de 2010.
  • A través del proceso de auditoría, crear un perfil de riesgo anual para cada proveedor.
  • A través del proceso de auditoría, tomar medidas para mejorar las prácticas de los proveedores que no cumplan con los estándares establecidos. Esto se realiza mediante auditorías de vigilancia anuales a través del equipo de auditoría de Spectris, que se capacita de manera independiente y cuenta con la certificación SA800, con el fin de brindar asesoramiento a los proveedores y acordar con ellos la aplicación de medidas correctivas durante la auditoría.
  • Usar la Lista de Proveedores Éticos identificados mediante el proceso de auditoría antes mencionado en todo el Spectris Group, donde se puede buscar a los proveedores para conocer la información sobre su cumplimiento de las normas laborales, el cumplimiento en general, y los estándares sobre esclavitud moderna y trata de personas en particular.
  • Poner fin a la relación con proveedores que no mejoren su desempeño en línea con un plan de acción o que infrinjan gravemente nuestro código de conducta de proveedores.

1.2 Indicadores de desempeño

Malvern Panalytical ha revisado sus indicadores clave de desempeño (KPI) en respuesta a la introducción de la legislación sobre Esclavitud Moderna en diversas partes del mundo. Como resultado:

  • Spectris ha capacitado a todos los auditores y otros miembros del personal relevantes que trabajan en la Oficina de Compras de Asia Pacífico de Spectris, que es responsable de un 100 % de las órdenes de compra realizadas por Malvern Panalytical en los 20 principales países con riesgo de esclavitud moderna antes identificados.
  • Spectris ha desarrollado un sistema dentro de la cadena de suministro de Asia Pacífico para la verificación de la cadena de suministro de nuevos proveedores potenciales en los 20 principales países de riesgo antes identificados. Dicho sistema ha estado en vigor desde marzo de 2011 para evaluar a posibles proveedores antes de que ingresen en la cadena de suministro.
  • Spectris está desarrollando un sistema para extender esa verificación de la cadena de suministro a todos los países, además de los 20 antes mencionados, incluidos aquellos países de riesgo que no son parte del proceso de compras de Asia Pacífico. Se espera que dicho sistema esté vigente antes de diciembre del 2016, de manera que la organización pueda evaluar a los proveedores potenciales antes de que ingresen en la cadena de suministro.
  • En diciembre de 2015, Malvern Panalytical concluyó la revisión de sus cadenas de suministro existentes en los 20 principales países antes identificados como de riesgo.
  • Spectris exige que todo el personal de todo el mundo que sea responsable de la gestión de las cadenas de suministro en países diferentes de los 20 países de riesgo complete la capacitación sobre esclavitud moderna antes de diciembre del 2016.

2 Auditoría de la cadena de suministro

Del total de gastos de 2015, el 15 % se realizó en empresas ubicadas en los 20 principales países de riesgo identificados anteriormente. De ese 15 %, un 14,89 % se sometió a auditoría.

Se llevan a cabo auditorías de la cadena de suministro de los proveedores y se entregan certificados a aquellos proveedores que cumplen con los requisitos de la norma. Las auditorías están a cargo de los auditores propios de Spectris, los cuales recibieron capacitaciones independientes para cumplir los estándares de auditoría de la Norma de Responsabilidad Social SA8000 internacional.  Se agregaron auditorías específicas adicionales para abarcar la esclavitud y la trata de personas de acuerdo con lo requerido por el Artículo 54 de la Ley de Esclavitud Moderna del Reino Unido de 2015 y la Ley de Transparencia en la Cadena de Suministro de California de 2010.

El proceso de auditoría es el siguiente:

2.1 Los proveedores reciben un cuestionario que contiene todos los elementos de la Norma SA8000, además de secciones adicionales contra la esclavitud, y que solicita comentarios sobre el cumplimiento por parte de los proveedores.
2.2 Se realiza una auditoría inicial durante dos o tres días. Se registran los incumplimientos y se acuerdan acciones correctivas con una fecha de finalización.
2.3 Cuando todas las acciones correctivas se han completado, se le entrega un certificado al proveedor y se acuerda un plan de auditorías.
2.4 El plan de auditorías tiene una duración de tres años. De manera anual, se lleva a cabo una auditoría de vigilancia sobre, aproximadamente, el 30 % de nuestros proveedores "de riesgo", centrada en los elementos específicos de la norma. Después de tres años del otorgamiento del certificado original, se realiza una nueva auditoría de recertificación. 

3 Certificación

El proceso de certificación de proveedores se describió en detalle anteriormente en este documento. Se otorgan certificados de cumplimiento de la Norma SA8000, pero la certificación se podría ver afectada si aparecieran incumplimientos durante la vigilancia o las auditorías de recertificación. Los proveedores que hayan recibido la certificación con anterioridad tendrán un período establecido para corregir los incumplimientos. Dicho período se determinará en función de la gravedad del incumplimiento. Si se decide que un proveedor ya no cumple con los requisitos de la norma, se acordará un período de fin de la relación con dicho proveedor. 

El plan de auditorías incluye el requisito de que todos los proveedores de los países en riesgo lleven a cabo sus propias auditorías de sus cadenas de suministro. Los auditores verifican el estado de cumplimiento de la cadena de suministro durante las auditorías de vigilancia y recertificación.

Nuestro código de conducta del proveedor exige que todos los bienes suministrados deben cumplir con las especificaciones de productos establecidas por Spectris y sus subsidiarias, así como con las normas y los reglamentos nacionales e internacionales.

4 Responsabilidad interna

Spectris tiene normas internas de conducta empresarial aplicables a toda la organización, que regulan las acciones de nuestra empresa y de nuestros empleados, y les exigen el más alto nivel de responsabilidades ética y social. Nuestro objetivo es trabajar con proveedores que compartan nuestros principios.

Spectris ha implementado las siguientes directivas, que describen su perspectiva sobre la identificación de los riesgos de esclavitud moderna y las medidas que deben tomarse para evitar la esclavitud y la trata de personas en sus operaciones:

  • Política de denuncias: Animamos a todos nuestros trabajadores, proveedores, clientes y otros socios comerciales a informar de cualquier inquietud que tengan en relación con las actividades directas o las cadenas de suministro de la organización. Esto incluye cualquier circunstancia que pueda dar lugar a un aumento del riesgo de esclavitud o trata de personas. El procedimiento de denuncias de la organización está diseñado para permitir que los trabajadores puedan transmitir sus inquietudes sin temor a represalias. Los empleados, clientes o terceros que tengan alguna preocupación pueden usar la línea de ayuda confidencial de Spectris.
  • Código de ética comercial: En nuestro código les explicamos a los empleados el comportamiento que se espera de ellos cuando representan a la organización. La organización se esfuerza por mantener los más altos estándares de ética a la hora de operar en el extranjero y gestionar la cadena de suministro.
  • Código de conducta del proveedor: Estamos comprometidos a asegurarnos de que nuestros proveedores cumplan con los más altos estándares de ética. Los proveedores deben demostrar que proporcionan condiciones de trabajo seguras, cuando sea necesario, que tratan a los trabajadores con dignidad y respeto, y que actúan de manera ética y legal en lo relativo a la mano de obra. La organización trabaja con los proveedores para asegurarse de que cumplan con las normas del código y para mejorar las condiciones de trabajo de sus trabajadores. Sin embargo, las infracciones graves del código de conducta del proveedor de la organización darán lugar a la terminación de la relación comercial. En el proceso de certificación y auditoría que se detalla anteriormente se describe el proceso y las medidas que se han adoptado para implementar el código de conducta en relación con la esclavitud y la trata de personas.
  • Política de contrataciones/trabajadores de agencia: Solo usamos agencias de empleo acreditadas para contratar mano de obra y siempre verificamos las prácticas de cualquier nueva agencia que planeemos usar antes de aceptar a sus trabajadores. Esperamos que nuestros proveedores hagan lo mismo, en especial aquellos ubicados en los países con alto riesgo de esclavitud y trata de personas. Asimismo, verificamos este requisito mediante el proceso de auditoría y certificación que se detalla en varias partes del presente documento.

5. Capacitación

Spectris reconoce que todo el personal de todos los países que se ocupe de la gestión de la cadena de suministro dentro de la organización debe completar una capacitación sobre esclavitud moderna y trata de personas.

Tenemos la intención de diseñar e implementar material y sesiones de capacitación para todo el personal de gestión de la cadena de suministro de todos los países dentro de la organización. Una vez que el material esté implementado, todo el personal pertinente deberá confirmar su comprensión y aceptación de los requisitos antes de diciembre del 2016.

La capacitación sobre esclavitud moderna de Spectris abarcará lo siguiente:

  • Nuestras prácticas de compra, que influyen en las condiciones de la cadena de suministro y que, por tanto, deben estar diseñadas para evitar compras a precios ridículamente bajos, el uso de mano de obra a cambio de salarios irrisorios o que se encuentren por debajo del salario mínimo nacional del país en cuestión, o el suministro de productos con un plazo poco realista.
  • Cómo evaluar el riesgo de esclavitud y trata de personas en relación con diversos aspectos del negocio, incluidos los recursos y la ayuda disponibles.
  • Cómo identificar signos de esclavitud y trata de personas.
  • Qué pasos iniciales deben tomarse ante una sospecha de esclavitud o trata de personas.
  • Cómo elevar cuestiones sobre posible esclavitud o trata de personas a las partes pertinentes dentro de la organización.
  • Qué ayuda externa hay disponible, por ejemplo, a través de la Línea de ayuda contra la esclavitud, la Gangmasters Licensing Authority (Autoridad para emisión de licencias para proveedores de mano de obra) y la iniciativa "Stronger together".
  • Qué mensajes, incentivos comerciales u orientación se puede brindar a los proveedores para la implementación de políticas contra la esclavitud.
  • Qué medidas debería tomar la organización si los proveedores no implementan políticas contra la esclavitud en entornos de alto riesgo, incluida su eliminación de las cadenas de suministro de la organización.

5.1 Programa de concientización

Además de capacitar al personal de gestión de la cadena de suministro, Spectris pretende crear conciencia sobre los problemas de esclavitud moderna entre todos los demás empleados de la organización mediante la incorporación de un módulo dentro del programa de capacitación sobre derechos humanos, ética y ética comercial de la organización.

En el módulo se le explicará al personal lo siguiente:

  • Los principios básicos de la Ley de Esclavitud Moderna de 2015.
  • Cómo los empleadores pueden identificar la esclavitud y la trata de personas.
  • Qué pueden hacer los empleados para alertar sobre posibles casos de esclavitud o trata de personas a las partes pertinentes dentro de la organización.
  • Qué ayuda externa hay disponible, por ejemplo, a través de la Línea de ayuda contra la esclavitud moderna.