Conformément à la réglementation applicable, y compris l'article 54 de la loi sur l'esclavage moderne du Royaume-Uni (Modern Slavery Act) de 2015 et la loi californienne sur la transparence des chaînes d'approvisionnement (California Transparency in Supply Chain Act) de 2010, Malvern Panalytical se conforme à la déclaration suivante :

Malvern Panalytical fait partie du groupe Spectris plc. Spectris développe et commercialise des dispositifs de contrôle et des instruments visant à améliorer la productivité. Spectris a enregistré un chiffre des ventes de 1 345 millions GBP en 2016 et l'entreprise emploie 9 000 personnes dans le monde.

Malvern Panalytical et Spectris s'engagent à prévenir tout recours à l'esclavage et au trafic d'êtres humains dans le cadre de ses activités et au sein de sa chaîne d'approvisionnement. Nous nous engageons à promouvoir des pratiques commerciales responsables avec nos fournisseurs.

1 Vérification de la chaîne d'approvisionnement

1.1 Diligence raisonnable

Malvern Panalytical s'engage à faire preuve d'une diligence raisonnable avant de faire appel à de nouveaux fournisseurs et à auditer régulièrement ses fournisseurs actuels. La diligence raisonnable et l'audit de l'entreprise consistent à :

  • cartographier la chaîne d'approvisionnement des vingt premiers pays selon les estimations mondiales de l'esclavage moderne du Global Slavery Index de 2014 pour évaluer les risques géographiques de recours à l'esclavage moderne et au trafic d'êtres humains ;
  • évaluer les risques de recours à l'esclavage moderne et au trafic d'êtres humains auprès de chaque nouveau fournisseur ;
  • auditer régulièrement tous les aspects de la chaîne d'approvisionnement à partir de la cartographie de la chaîne d'approvisionnement ;
  • auditer et certifier les fournisseurs grâce à l'équipe d'auditeurs de Spectris, formée de manière indépendante et certifiée SA800, selon la norme internationale SA8000 sur la responsabilité sociale, et réaliser des audits spécifiques supplémentaires mettant davantage l'accent sur l'esclavage et le trafic d'êtres humains, comme décrit par l'article 54 de la loi sur l'esclavage moderne du Royaume-Uni (Modern Slavery Act) de 2015 et la loi californienne sur la transparence des chaînes d'approvisionnement (California Transparency in Supply Chain Act) de 2010 ;
  • créer au cours du processus d'audit un profil de risque annuel pour chaque fournisseur ;
  • prendre des mesures au cours du processus d'audit pour améliorer les pratiques des fournisseurs en effectuant des audits de surveillance annuels par l'équipe d'audit SA800 de Spectris, formée et certifiée de manière indépendante par Spectris, chargée de conseiller les fournisseurs et de convenir de la mise en place de mesures correctives ;
  • utiliser la liste des fournisseurs éthiques identifiée au cours du processus d'audit de l'ensemble du groupe Spectris décrit ci-dessus, afin de vérifier leurs normes de travail, leur conformité de manière générale et, plus particulièrement, l'absence de recours à l'esclavage et au trafic d'êtres humains dans leurs pratiques ; et
  • mettre fin à toute collaboration avec les fournisseurs qui ne parviennent pas à améliorer leurs performances conformément au plan d'action ou qui enfreignent gravement le code de conduite des fournisseurs.

1.2 Indicateurs de performance

Malvern Panalytical a revu ses principaux indicateurs de performance (KPI) à la lumière de l'introduction de la législation sur l'esclavage moderne dans diverses régions du monde. Par conséquent :

  • Spectris a dispensé une solide formation à tous les auditeurs et membres du personnel travaillant dans le service des achats de la zone Asie-Pacifique Spectris et qui sont responsables de 100 % de la valeur des bons de commande émis par Malvern Panalytical dans les 20 pays exposés à un risque de recours à l'esclavage moderne.
  • Au sein de la chaîne d'approvisionnement Asie-Pacifique, Spectris a mis au point un système permettant de vérifier la chaîne d'approvisionnement des nouveaux fournisseurs potentiels dans les 20 pays à risque identifiés ci-dessus. Ce système est mis en œuvre depuis mars 2011 et permet d'évaluer les fournisseurs potentiels avant qu'ils n'intègrent la chaîne d'approvisionnement.
  • Spectris développe actuellement un système permettant d'élargir la vérification de la chaîne d'approvisionnement aux pays autres que les vingt pays à risque ainsi qu'aux pays à risque qui ne figurent pas dans le processus d'achat de la zone Asie-Pacifique. Ce système devrait entrer en vigueur d'ici décembre 2016 et permettra à l'entreprise d'évaluer les fournisseurs potentiels avant qu'ils n'intègrent la chaîne d'approvisionnement.
  • En décembre 2015, Malvern Panalytical a terminé d'auditer les chaînes d'approvisionnement des 20 pays à risque identifiés ci-dessus.
  • Spectris exige que tous les collaborateurs du monde entier responsables de la gestion des chaînes d'approvisionnement dans les pays en dehors de la liste des vingt pays à risque aient terminé la formation sur l'esclavage moderne d'ici décembre 2016.

2 Audit de la chaîne d'approvisionnement

Sur le total des dépenses d'inventaire de 2015, 15 % ont été allouées aux entreprises des 20 pays à risque identifiés ci-dessus. Sur ces 15 %, 14,89 % ont été auditées.

Les audits des chaînes d'approvisionnement sont effectués auprès des fournisseurs et des certificats sont délivrés à ceux qui sont en conformité avec la norme. Ils sont effectués par des auditeurs du groupe Spectris, formés de façon indépendante pour répondre aux exigences d'audit de la norme SA8000 sur la responsabilité sociale.  Des audits spécifiques supplémentaires ont été effectués afin de vérifier l'absence de recours à l'esclavage et au trafic d'êtres humains, comme l'exigent l'article 54 de la loi sur l'esclavage moderne du Royaume-Uni (Modern Slavery Act) de 2015 et la loi californienne sur la transparence des chaînes d'approvisionnement (California Transparency in Supply Chain Act) de 2010.

Le processus d'audit se déroule de la façon suivante :

2.1 Les fournisseurs reçoivent un questionnaire contenant tous les éléments de la norme SA8000 ainsi que plusieurs articles sur l'esclavage. Ils doivent alors indiquer ce que représente la conformité pour eux.
2.2 Un audit initial est réalisé sur une période de 2 ou 3 jours. Cet audit permet de constater les non-conformités et de mettre en place des mesures correctives selon un calendrier défini.
2.3 Lorsque toutes les mesures correctives sont mises en place, un certificat est remis au fournisseur et un planning d'audit est établi.
2.4 Il s'agit d'un calendrier d'audit sur trois ans. Tous les ans, un audit de surveillance se déroule auprès d'environ 30 % de nos fournisseurs « à risque ». Cet audit se concentre notamment sur les éléments de la norme et est suivi d'un audit de renouvellement de la certification complet trois ans après la délivrance du certificat original. 

3 Certification

L'ensemble du processus de certification des fournisseurs est décrit ci-dessus. Les certificats sont délivrés en cas de conformité avec la norme SA8000. La certification peut néanmoins être compromise si une non-conformité est constatée pendant les audits de surveillance ou de renouvellement de la certification. En cas de non-conformité, le fournisseur dispose d'une période déterminée pour prendre des mesures correctives. La durée de cette période dépend de la gravité de la non-conformité. Si l'entreprise juge qu'un fournisseur ne peut plus répondre aux exigences de la norme, une période de rupture du partenariat est déterminée avec le fournisseur. 

Le planning d'audit exige également que tous les fournisseurs situés dans les pays à risque auditent eux-mêmes leur chaîne d'approvisionnement. Les auditeurs vérifient la conformité de la chaîne d'approvisionnement au cours des audits de surveillance et de renouvellement de la certification.

Notre code de conduite des fournisseurs exige que toutes les marchandises fournies soient conformes aux caractéristiques produit établies par Spectris et ses sociétés d'exploitation ainsi qu'aux normes et réglementations nationales et internationales.

4 Responsabilité interne

Spectris a mis en place des normes internes pour une conduite des affaires responsable. Ce code s'applique à l'ensemble de l'entreprise, régit les actions de notre entreprise et des employés et garantit un niveau de responsabilité sociale et d'éthique élevé. Notre objectif est de travailler avec des fournisseurs qui adoptent et respectent les mêmes principes que les nôtres.

Les politiques mentionnées ci-dessous appliquées par Spectris décrivent la façon dont l'entreprise identifie les risques de recours à l'esclavage moderne et les mesures à prendre pour prévenir tout recours à l'esclavage et au trafic d'êtres humains dans ses activités :

  • Politique de dénonciation : nous encourageons tous nos employés, fournisseurs, clients et autres partenaires commerciaux à signaler toute suspicion liée aux activités directes ou aux chaînes d'approvisionnement de l'entreprise. Cela comprend toute situation susceptible de donner lieu à un risque accru de recours à l'esclavage ou au trafic d'êtres humains. La procédure de dénonciation de l'entreprise vise à encourager les employés à effectuer des signalements, sans crainte de représailles. Les employés, les clients ou toute autre personne souhaitant effectuer un signalement peuvent recourir à l'assistance téléphonique confidentielle de Spectris.
  • Code d'éthique commerciale : ce code décrit nos attentes concernant les actions de nos salariés et leurs interactions avec les clients et fournisseurs. L'entreprise s'efforce de maintenir les normes les plus élevées quant au comportement à adopter par les employés, notamment en termes d'éthique, dans leurs activités à l'étranger et dans la gestion de la chaîne logistique.
  • Code de conduite du fournisseur : nous nous engageons à vérifier que nos fournisseurs respectent les normes d'éthique les plus élevées. Les fournisseurs sont tenus de prouver qu'ils offrent des conditions de travail sûres, le cas échéant, qu'ils traitent leurs employés avec dignité et respect et qu'ils agissent de façon éthique et dans le respect de la loi. L'entreprise travaille avec les fournisseurs pour s'assurer qu'ils sont en conformité avec ce code et pour améliorer les conditions de travail de leurs employés. Cependant, en cas de violation grave du code de conduite de l'entreprise, le partenariat commercial établi avec le fournisseur sera rompu. Le processus d'audit et de certification détaillé ci-dessus décrit le processus suivi et les mesures prises pour mettre en œuvre le code de conduite relatif à l'esclavage et au trafic d'êtres humains.
  • Politique de recrutement/Politique relative aux agences de recrutement Nous recourons exclusivement à des agences de recrutement spécifiques et réputées pour recruter notre main-d'œuvre et vérifions toujours les pratiques de chaque nouvelle agence avec laquelle nous envisageons de travailler avant d'accepter la main-d'œuvre qu'elle nous recommande. Nous attendons de nos fournisseurs, notamment ceux situés dans les pays exposés à un risque élevé de recours à l'esclavage et au trafic d'êtres humains, qu'ils agissent de la même façon. Ce point sera vérifié lors du processus d'audit et de certification détaillé à plusieurs reprises dans cette déclaration.

5 Formation

Spectris atteste que tous les membres du personnel en charge de la chaîne d'approvisionnement au sein de l'entreprise, quel que soit le pays, doivent effectuer une formation sur l'esclavage moderne et le trafic d'êtres humains.

L'entreprise prévoit de préparer et de mettre en place des supports et des sessions de formation à l'attention de tout le personnel en charge de la chaîne d'approvisionnement au sein de l'entreprise, quel que soit le pays. Une fois les supports de formation déployés, tous les employés devront confirmer avoir compris et accepté les exigences y figurant d'ici décembre 2016.

La formation sur l'esclavage moderne de Spectris abordera les points suivants :

  • nos pratiques d'achats, qui ont une influence sur les conditions de la chaîne d'approvisionnement et doivent concourir à prévenir tout achat à des prix excessivement bas, le recours à une main-d'œuvre dont le salaire est excessivement faible ou inférieur au salaire minimum du pays ou l'application de délais de livraison irréalistes ;
  • comment évaluer les risques de recours à l'esclavage et au trafic d'êtres humains par rapport à divers aspects de l'entreprise et connaître les ressources et l'assistance disponibles ;
  • comment identifier les signes de recours à l'esclavage et au trafic d'êtres humains ;
  • quelles premières mesures doivent être prises en cas de suspicion de recours à l'esclavage ou au trafic d'êtres humains ;
  • comment signaler aux personnes concernées au sein de l'entreprise tout problème relatif au recours à l'esclavage ou au trafic d'êtres humains ;
  • quelle aide extérieure est disponible, par exemple l'assistance téléphonique de Modern Slavery, The Gangmasters and Labour Abuse Authority et l'initiative « Stronger Together » ;
  • quels messages, mesures incitatives ou conseils peuvent être donnés aux fournisseurs afin qu'ils mettent en œuvre des politiques anti-esclavage ; et
  • quelles mesures l'entreprise doit prendre si les fournisseurs ne mettent pas en œuvre des politiques anti-esclavage dans le cadre de scénarios à haut risque, y compris leur retrait des chaînes d'approvisionnement de l'entreprise.

5.1 Programme de sensibilisation

Outre la formation du personnel en charge de la chaîne d'approvisionnement, Spectris tente de sensibiliser tous les autres employés de l'entreprise sur la question de l'esclavage moderne en ajoutant un module propre à cette thématique au programme de formation de l'entreprise sur l'éthique, le commerce éthique et les droits de l'Homme.

Ce module permet d'expliquer aux membres du personnel les éléments suivants :

  • les principes de base de la loi sur l'esclavage moderne (Modern Slavery Act) de 2015 ;
  • comment les employeurs peuvent identifier le recours à l'esclavage et au trafic d'êtres humains ;
  • comment les employés peuvent signaler aux personnes concernées au sein de l'entreprise tout problème de recours à l'esclavage ou au trafic d'êtres humains ; et
  • quelle aide extérieure est disponible, par exemple l'assistance téléphonique de Modern Slavery.