Gemäß den anwendbaren Vorschriften, darunter Abschnitt 54 des UK Modern Slavery Act von 2015 und des California Transparency in Supply Chain Act von 2010, gibt Malvern Panalytical die folgende Erklärung ab:

Malvern Panalytical ist Teil der Spectris Group plc. Spectris entwickelt und vermarktet produktivitätssteigernde Geräte und Steuerelemente. Im Jahr 2016 erzielte Spectris Umsätze von 1.345 Mio. GBP (1.485,3 Mio. EUR). Weltweit beschäftigt es ungefähr 9.000 Personen.

Malvern Panalytical und Spectris haben sich voll und ganz dazu verpflichtet, Sklaverei und Menschenhandel in ihren Unternehmensaktivitäten zu verhindern und zu gewährleisten, dass auch ihre Lieferketten frei von solchen Praktiken sind. Wir verpflichten uns, verantwortungsvolle Geschäftspraktiken bei unseren Lieferanten zu fördern.

1 Lieferantenprüfung

1.1 Due diligence (Sorgfaltspflicht)

Malvern Panalytical verpflichtet sich zur gebotenen Sorgfalt bei der Auswahl neuer Lieferanten und überprüft seine bestehenden Lieferanten regelmäßig. Die Due Diligence der Organisation und die Prüfungen umfassen:

  • Prüfen der Lieferkette anhand der im Global Slavery Index 2014 benannten oberen zwanzig Länder (nach geschätzter absoluter Zahl moderner Sklaven), um die geographischen Risiken von moderner Sklaverei und Menschenhandel beurteilen zu können
  • Bewertung der Risiken von moderner Sklaverei und Menschenhandel bei jedem neuen Lieferanten
  • Regelmäßige Überprüfung sämtlicher Aspekte der Lieferkette auf Grundlage der beschriebenen Lieferkettenprüfung
  • Durchführung von Lieferanten-Audits und Zertifizierung dieser Lieferanten durch ein eigenes, unabhängig geschultes und zertifiziertes Team von Spectris für SA8000-Audits nach dem internationalen Social Accountability-Standard SA8000 mit spezifischen Zusatz-Audits, um die stärkere Fokussierung auf Sklaverei und Menschenhandel zu erreichen, die von Abschnitt 54 des UK Modern Slavery Act von 2015 und dem California Transparency in Supply Chain Act of 2010 gefordert wird
  • Durch den Auditprozess die Erstellung eines jährlichen Risikoprofils für jeden Lieferanten
  • Durch den Auditprozess das Ergreifen von Maßnahmen zur Verbesserung der Praktiken von Zulieferern, die dem Standard nicht entsprechen, mittels jährlicher Überwachungsaudits durch ein eigenes, unabhängig geschultes und zertifiziertes Team von Spectris für SA8000-Audits, Beratung für Lieferanten und gemeinsam mit diesen die Vereinbarung der Umsetzung von Korrekturmaßnahmenplänen im Rahmen des Audits
  • Anwendung der Liste ethischer Lieferanten, die durch den oben beschriebenen Auditprozess in der gesamten Spectris-Gruppe ermittelt wird, wobei die Lieferanten auf ihre Arbeitsstandards, die Einhaltung von Vorschriften allgemein und insbesondere in Bezug auf moderne Sklaverei und Menschenhandel geprüft werden können
  • Beenden der Geschäftsbeziehungen mit Lieferanten, die ihre Leistung nicht in Einklang mit einem Aktionsplan verbessern oder die ernsthaft gegen unseren Verhaltenskodex für Lieferanten verstoßen

1.2 Leistungsindikatoren

Malvern Panalytical hat seine Key Performance Indicators (KPIs) angesichts der eingeführten Rechtsvorschriften zur modernen Sklaverei in verschiedenen Teilen der Welt überprüft. Diese Prüfung lieferte die folgenden Ergebnisse:

  • Spectris hat alle Auditoren und anderen relevanten Mitarbeiter in der Beschaffungsniederlassung für Asien/Pazifik von Spectris, die für 100 % der Bestellungen (nach Wert) von Malvern Panalytical in den oberen 20 der benannten Risikoländer hinsichtlich moderner Sklaverei verantwortlich sind, vollständig geschult.
  • Spectris hat innerhalb der Lieferkette für Asien/Pazifik ein System zur Prüfung von möglichen neuen Lieferanten in den oberen 20 der benannten Risikoländer entwickelt. Dieses System wurde im März 2011 eingeführt, um potenzielle Lieferanten vor ihrem Eintritt in die Lieferkette zu evaluieren.
  • Spectris arbeitet an der Entwicklung eines Systems zur Erweiterung der Lieferantenprüfung in allen Ländern, die nicht zu diesen 20 Risikoländern gehören, sowie in Risikoländern, die nicht am Beschaffungsprozess für die Region Asien/Pazifik beteiligt sind. Dieses System wird voraussichtlich bis Dezember 2016 eingeführt und dient der Evaluierung möglicher Lieferanten durch die Organisation, bevor sie in die Lieferkette eintreten.
  • Bereits im Dezember 2015 hat Malvern Panalytical seine bestehenden Lieferketten in den benannten oberen 20 Risikoländern vollständig überprüft.
  • Spectris verlangt von allen Mitarbeitern weltweit, die für das Management der Lieferketten in Ländern abseits der 20 Risikoländer verantwortlich sind, dass sie ihre Schulungen zur modernen Sklaverei bis Dezember 2016 abgeschlossen haben.

2 Lieferanten-Audits

Von den gesamten Bestandsausgaben für 2015 wurden 15 % für Unternehmen in den oben genannten 20 oberen Risikoländern aufgebracht. Von diesen 15 % wurden 14,89 % auditiert.

Lieferketten-Audits werden bei Lieferanten durchgeführt und Zertifikate an die Lieferanten ausgegeben, welche die Anforderungen des Standards erfüllen. Die Audits werden von Spectris-eigenen Prüfern durchgeführt, die unabhängig geschult wurden, um den Auditing-Standards des internationalen SA8000 Social Accountability-Standards zu entsprechen.  Spezifische Zusatz-Audits wurden eingerichtet, um die stärkere Fokussierung auf Sklaverei und Menschenhandel umzusetzen, die von Abschnitt 54 des UK Modern Slavery Act von 2015 und dem California Transparency in Supply Chain Act of 2010 gefordert wird.

Der Auditprozess verläuft wie folgt:

2.1 Lieferanten erhalten einen Fragebogen, der alle Elemente des SA8000-Standards zuzüglich der zusätzlichen Anti-Slavery-Abschnitte enthält, mit Bitte um Feedback zu den Ansichten des Lieferanten über seinen Grad an Compliance.
2.2 Ein Erst-Audit erstreckt sich über 2 oder 3 Tage. Abweichungen werden aufgezeichnet und Korrekturmaßnahmen mit einem Enddatum für ihre Umsetzung vereinbart.
2.3 Wenn alle Maßnahmen umgesetzt sind, wird dem Lieferanten ein Zertifikat ausgegeben und es wird ein Prüfungszeitplan vereinbart.
2.4 Dies ist ein auf drei Jahre ausgelegter Audit-Plan. In jährlichen Abständen wird bei ca. 30 % unserer „Risiko“-Lieferanten ein Überwachungs-Audit durchgeführt, wobei der Schwerpunkt auf spezifischen Elementen des Standards liegt, gefolgt von einer vollständigen Neuzertifizierung drei Jahre nach Ausgabe des ersten Zertifikats. 

3 Zertifizierung

Der Prozess der Lieferantenzertifizierung ist oben vollständig beschrieben. Die Zertifikate werden für die Einhaltung von SA8000 vergeben und können gefährdet sein, wenn während der Überwachungs- oder Neuzertifizierungs-Audits Abweichungen festgestellt werden. Einem zuvor zertifizierten Lieferanten wird ein vereinbarter Zeitraum eingeräumt, um die Abweichungen zu beheben. Die Länge dieses Zeitraums wird durch die Schwere der Nichteinhaltung bestimmt. Wenn entschieden wird, dass ein Lieferant den Anforderungen des Standards nicht mehr entspricht, wird mit dem Lieferanten ein Auslauf-Zeitraum für die Geschäftsbeziehung vereinbart. 

Der Audit-Zeitplan enthält eine Anforderung an alle Lieferanten in den Risikoländern, eigene Prüfungen ihrer Lieferketten durchzuführen. Bei den Überwachungs- und Neuzertifizierungs-Audits überprüfen die Auditoren den Einhaltungsstatus der Lieferkette.

Unser Verhaltenskodex für Lieferanten erfordert, dass alle gelieferten Waren den Produktspezifikationen von Spectris und seinen operativen Gesellschaften sowie den nationalen und internationalen Normen und Vorschriften entsprechen müssen.

4 Interne Rechenschaftspflicht

Spectris hat für die gesamte Organisation geltende interne Standards für das Geschäftsverhalten eingeführt, welche die Aktionen unseres Unternehmens und unserer Mitarbeiter regeln und Letztere anhalten, nach den höchsten Normen ethischer und sozialer Verantwortung zu handeln. Unser Ziel ist es, mit Lieferanten zusammenzuarbeiten, die für die gleichen Prinzipien einstehen wie unsere eigenen und diese einhalten.

Spectris folgt den nachstehenden Richtlinien, die seinen Ansatz zur Identifizierung von Risiken moderner Sklaverei und die zu ergreifenden Maßnahmen zur Verhinderung von Sklaverei und Menschenhandel in seinen Operationen beschreiben:

  • Whistleblowing-Richtlinie: Wir ermutigen alle unsere Mitarbeiter, Lieferanten, Kunden und anderen Geschäftspartner, jegliche Bedenken hinsichtlich direkter Aktivitäten oder der Lieferketten der Organisation zu melden. Dies gilt auch für alle Umstände, die das Risiko von Sklaverei oder Menschenhandel erhöhen könnten. Die Whistleblowing-Verfahren der Organisation sind so gestaltet, dass es Mitarbeitern leicht gemacht wird, Umstände ohne Angst vor Vergeltungsmaßnahmen offenzulegen. Mitarbeiter, Kunden oder andere Personen, die Bedenken haben, können die vertrauliche Helpline von Spectris nutzen.
  • Geschäftlicher Ethik-Kodex: Unser Kodex verdeutlicht den Mitarbeitern die Maßnahmen und das Verhalten, das von ihnen erwartet wird, wenn sie die Organisation repräsentieren. Die Organisation bemüht sich, bei ihren Tätigkeiten im Ausland und im Lieferkettenmanagement die höchsten Standards für Mitarbeiterführung und ethisches Verhalten aufrechtzuerhalten.
  • Verhaltenskodex für Lieferanten: Wir verpflichten uns, sicherzustellen, dass unsere Lieferanten höchste ethische Standards einhalten. Die Lieferanten müssen nachweisen, dass sie, wo nötig, sichere Arbeitsbedingungen bieten, die Arbeitnehmer mit Würde und Respekt behandeln und bei ihrem Einsatz von Arbeitskräften ethisch und gesetzeskonform vorgehen. Zusammen mit den Lieferanten versucht die Organisation sicherzustellen, dass die Standards des Kodex erfüllt und die Arbeitsbedingungen für ihre Mitarbeiter verbessert werden. Schwere Verletzungen des Verhaltenskodex, den die Organisation von ihren Lieferanten fordert, führen zur Beendigung der Geschäftsbeziehung. Der oben beschriebene Audit- und Zertifizierungsprozess umfasst den Prozess und die Maßnahmen, die zu ergreifen sind, um den Verhaltenskodex in Bezug auf Sklaverei und Menschenhandel umzusetzen.
  • Richtlinie zur Personalbeschaffung/zu Leiharbeitnehmern Bei der Beschaffung von Arbeitskräften arbeiten wir ausschließlich mit namentlich genannten, seriösen Agenturen zusammen und prüfen bei neuen Agenturen stets ihre Praktiken, bevor wir Arbeitskräfte von diesen Agenturen annehmen. Von unseren Lieferanten in den benannten Ländern mit hohem Risiko für Sklaverei und Menschenhandel erwarten wir, dass sie ebenso vorgehen, und wir prüfen die Einhaltung dieser Anforderung durch den Audit- und Zertifizierungsprozess, der an verschiedenen Stellen dieser Erklärung beschrieben ist.

5 Schulungen

Spectris erkennt an, dass alle Mitarbeiter des Lieferkettenmanagements in allen Ländern innerhalb der Organisation Schulungen zum Thema moderne Sklaverei und Menschenhandel erhalten müssen.

Die Absicht ist, Schulungsmaterial und Schulungstermine für alle Mitarbeiter des Lieferkettenmanagements innerhalb der Organisation in allen Ländern zu entwickeln bzw. umzusetzen. Sobald dieses Material erarbeitet ist, fordern wir bis Dezember 2016 von allen relevanten Mitarbeitern die Bestätigung ein, dass sie diese Konzepte verstanden haben und anerkennen.

In den Schulungen von Spectris zur modernen Sklaverei wird man sich mit folgenden Punkten auseinandersetzen:

  • Den Einkaufspraktiken unseres Unternehmens, die sich auf die Bedingungen in der Lieferkette auswirken und die wir daher so gestalten sollten, dass Einkäufe zu unrealistisch niedrigen Preisen, der Einsatz von Arbeitskräften zu unrealistisch niedrigen Löhnen unterhalb des nationalen Mindestlohns eines Landes und die Auflieferung von Produkten innerhalb unrealistischer Fristen vermieden werden
  • Der Beurteilung des Risikos von Sklaverei und Menschenhandel hinsichtlich verschiedener Geschäftsaspekte, einschließlich Ressourcen und verfügbarer Unterstützung
  • Dem Erkennen von Hinweisen auf Sklaverei und Menschenhandel
  • Welche ersten Schritte unternommen werden sollten, wenn Verdacht auf Sklaverei oder Menschenhandel besteht
  • Wie Bedenken hinsichtlich potenzieller Sklaverei oder Menschenhandel an die betreffenden Parteien innerhalb der Organisation eskaliert werden können
  • Welche externe Hilfen verfügbar sind, zum Beispiel die „Modern Slavery Helpline“, die britische „Gangmasters Licensing Authority“ oder die Initiative „Stronger Together“
  • Welche Meldungen, geschäftliche Anreize oder Anleitungen den Lieferanten gegeben werden können, um die Anti-Slavery-Richtlinien umzusetzen
  • Welche Maßnahmen die Organisation ergreifen sollte, wenn ein Lieferant die Anti-Slavery-Richtlinien in Hochrisiko-Umgebungen nicht umsetzt, bis hin zum Ausschluss dieses Lieferanten aus der Lieferkette der Organisation.

5.1 Sensibilisierungsprogramm

Neben der Schulung der Mitarbeiter im Lieferkettenmanagement beabsichtigt Spectris, das Bewusstsein für moderne Sklaverei auch bei allen anderen Mitarbeitern der Organisation zu erhöhen, indem dies als Modul innerhalb des breiteren Schulungsprogramms zu Menschenrechten/Ethik/ethischem Handel der Organisation hinzugefügt wird.

In diesem Modul erfahren die Mitarbeiter Folgendes:

  • Die Grundprinzipien des Modern Slavery Act 2015
  • Woran können Arbeitgeber das Vorliegen von Sklaverei und Menschenhandel erkennen?
  • Was können Mitarbeiter tun, um Bedenken zu möglicher Sklaverei oder zu Menschenhandel an die zuständigen Stellen innerhalb der Organisation weiterzuleiten?
  • Welche externen Hilfen sind verfügbar (z. B. die Modern Slavery Helpline)?